Se há um termo que descreve perfeitamente a maior parte da minha vida, é caos organizado. Sempre fui o tipo de pessoa que precisa de um milhão de coisas acontecendo na vida ao mesmo tempo para conseguir se concentrar. Afinal, estou fazendo tudo o que posso realisticamente a qualquer momento, e a única maneira de não cair no caos puro (e perder totalmente o elemento organizado) é ter alguns sistemas em funcionamento. Experimentei quase todos os aplicativos de produtividade dos quais você já ouviu falar. Notion, Obsidian, Todoist, Structured, Tana, Google Keep, uma dúzia de outros cujos nomes não me lembro mais.
Baixei cada aplicativo com o mesmo otimismo que pensei que fosse aquele. Digo a mim mesmo que isso é diferente e que este é o aplicativo que finalmente manterá toda a minha vida unida e me tornará a pessoa organizada que quero ser. Todo fim de semana eu crio uma configuração complexa, uso-a religiosamente por cerca de dez dias e depois deixo-a morrer silenciosamente. Algumas semanas atrás, troquei todos os meus aplicativos apenas pelo meu calendário. Acabou sendo o único sistema de produtividade que realmente travou.
Praticamente todos os sistemas que usei antes tiveram o mesmo problema
Cada aplicativo era apenas mais uma coisa para verificar
O problema com todos os sistemas com os quais lidei antes era o excesso de atrito. Cada sistema seria dividido em aplicativos diferentes e pelo menos ferramentas diferentes. Por exemplo, digamos que eu use o Notion para lidar com tudo. Tenho que mudar para o Notion Calendar para ver minha programação, voltar para registrar uma tarefa e abrir uma página separada para anotações. Cada interruptor era um pequeno choque de fricção, e cada golpe me dava outra desculpa para não me preocupar. No final, não se preocupar venceu. Foi assim que praticamente todos os sistemas em uso acabaram.
Funcionou até falhar e, antes que eu percebesse, estava apenas trabalhando nas vibrações até que o próximo prazo me atingiu e me lembrou por que baixei o aplicativo. Então a culpa se instalaria, eu juraria que voltaria a fazer isso, e todo o ciclo recomeçaria algumas semanas depois com um aplicativo novinho em folha. Acabei percebendo que o maior problema aqui era o atrito, não meus aplicativos instalados. Não importa quão boa fosse uma ferramenta, se usá-la significasse saltar entre três superfícies diferentes para capturar um pensamento, eu estava sempre Acabarei perdendo a batalha contra minha preguiça. O problema era o número de aplicativos que eu estava manipulando a qualquer momento. Então pensei: por que não reduzir o número de aplicativos para apenas um?
Minha agenda era um aplicativo do qual nunca precisei lembrar
O melhor aplicativo é aquele que você nunca fecha
Considerando que eu só queria usar um aplicativo, precisei abri-lo sem me forçar. Tinha que ser um aplicativo que me acostumei a abrir por hábito, e não por disciplina. Isso descartou imediatamente quaisquer ferramentas de produtividade dedicadas, porque o problema delas é que abri-las é essencialmente uma escolha. Você tem que lembrar e decidir se registrar.
No entanto, meu calendário era diferente. Já abro dezenas de vezes ao dia sem pensar em responder à pergunta mais simples: o que devo fazer neste momento? Como alguém que bloqueia cada segundo da minha agenda (sim, sou uma dessas), já vivo nela desde o momento em que acordo até a hora de ir para a cama. Cada hora do meu dia já era um acontecimento. Isso significava que adicionar minhas tarefas e anotações não era um novo hábito que eu precisava adquirir. Em vez disso, apenas colocou mais informações onde eu já estava procurando.
A configuração é mais fácil do que você pensa
Você sempre teve esses recursos
O apelo deste sistema é que quase não há necessidade de configuração. Nenhum banco de dados complicado para construir, nenhum modelo para baixar, nada para configurar. No meu caso, sempre fui usuário do Google Agenda e só precisava começar a usar os recursos que já estavam na minha frente.
Tarefas é o mais fácil porque o Google Tasks está integrado ao Google Agenda. Você o encontrará sob o ícone da marca de seleção na barra lateral ou pode clicar em qualquer intervalo de tempo vazio e mudar a entrada de “Evento” para “Tarefa” antes de salvar. Essa é toda a configuração. Todas as tarefas que você criou aparecem ao lado dos seus eventos no dia e horário que você definiu, então é impossível perdê-las quando você já está olhando sua agenda.
As tarefas inacabadas passam automaticamente para o dia seguinte, o que sempre gostei no Google Tasks. Isso me ajudou mais vezes do que gostaria de admitir, porque significa que a tarefa que perdi não desaparece silenciosamente como um evento perdido. Ele continua a me seguir no dia seguinte e no outro, batendo em meu ombro até que eu faça isso ou tome uma decisão consciente de que isso não importa mais.
Como essa funcionalidade está totalmente vinculada ao Google Tasks, tudo que eu adiciono é sincronizado diretamente com o aplicativo Google Tasks e também aparece no Gmail, no Drive e no meu telefone. Eu crio tarefas na minha agenda, mas elas não ficam presas lá! A mesma lista me segue onde quer que o Google vá.
O próximo passo é fazer anotações! Cada evento ou tarefa que você cria vem com um campo de descrição, e a maioria das pessoas nunca digita uma única palavra nele. Este campo é exatamente o que transforma meu calendário em um aplicativo de anotações. Por exemplo, se eu tiver tempo bloqueado para me preparar para uma entrevista, colocarei tudo o que preciso no próprio evento. Minhas notas de preparação, perguntas que quero fazer, links que preciso abrir, tudo vai para essa caixa de descrição! Então, durante e depois da entrevista, minha bagagem acaba exatamente no mesmo lugar.
Da mesma forma, se eu tiver tempo para escrever um artigo específico, o campo de descrição se torna tudo que preciso para o trabalho: meu esboço, meu ponto de vista, links para fontes, frases dispersas que não quero perder, até mesmo ideias de títulos que ainda estou decidindo. Até que eu realmente me sente naquele bloco, não fico olhando para uma página em branco e me perguntando onde deixei minhas anotações.
A codificação por cores, por mais óbvia que pareça, é outra razão pela qual o sistema funciona tão bem. Embora muitas pessoas usem o código de cores apenas porque é intencional, é uma ótima maneira de ler rapidamente a semana inteira. Em vez de atribuir uma cor estética aleatória a cada evento, atribuo um significado específico a cada cor e depois o mantenho religiosamente. Por exemplo, as cores da minha universidade são azuis, então todas as tarefas relacionadas à universidade estão marcadas em azul. Qualquer tempo que eu passar lá e trabalhar tangencialmente relacionado à universidade estará em azul.
Eu escrevo no MUO e no XDA. As primeiras cores são vermelho e preto, e as cores XDA são roxas. Então, tudo que escrevo no XDA fica destacado em roxo, enquanto o trabalho do MUO fica em vermelho. Ao abrir minha agenda, posso saber exatamente quanto trabalho tenho em cada publicação e quanto do meu tempo será dedicado a assuntos relacionados à universidade, tudo isso sem ler o título de um único evento. Se for uma parede roxa, sei que o XDA está comendo minha semana. Se a cor azul se espalhar por toda parte, sei que o curso exigirá mais de mim do que planejei. As cores pensam por mim, então posso identificar uma semana agitada antes que ela se transforme em pânico às 2 da manhã, não depois.
Este sistema funciona tão bem porque é simples
A única razão pela qual esse sistema funciona de maneira tão eficaz é porque não saio constantemente do aplicativo para fazê-lo funcionar. Minhas tarefas, anotações, cronograma e noção de onde minha semana está indo estão todos no mesmo lugar!
O melhor de tudo é que este sistema é gratuito para configurar e executar. Não há nível premium que eventualmente alcançarei, nenhuma assinatura que seja renovada silenciosamente em segundo plano e nenhum acesso pago que se interponha entre mim e os recursos que realmente importam. Tudo o que descrevi está integrado ao Google Agenda e ao Google Tasks, ambos disponíveis gratuitamente em qualquer conta do Google.
