A Epic tem amplas ambições de expandir suas capacidades além do registro eletrônico de saúde para abordar o gerenciamento da força de trabalho, a cadeia de suprimentos e as operações financeiras.
A empresa está trabalhando para construir um conjunto de planejamento de recursos empresariais (ERP) nativamente integrado, exclusivo para operações de saúde, que reunirá dados financeiros, operacionais e clínicos em um sistema unificado. O ERP será integrado ao EHR da Epic para que os cronogramas e a utilização de recursos sejam visíveis em tempo real em toda a organização, de acordo com Aparna Sridhar, vice-presidente de EpicOps da Epic.
O primeiro aplicativo implantado pela EpicOps é o Teamwork, um módulo de planejamento e agendamento de recursos para médicos e equipes que apresenta recursos de agendamento em tempo real, orientados por modelos e baseados em tarefas.
Para os sistemas de saúde, o planeamento da força de trabalho é um puzzle complexo que muitas vezes envolve processos manuais e desarticulados.
O trabalho em equipe não é uma ferramenta de planejamento independente porque faz parte do mesmo sistema que gerencia o atendimento ao paciente, observou Sridhar. O trabalho em equipe atualiza as tarefas de plantão em tempo real, de modo que quando um resultado crítico chega ou um paciente precisa de coordenação, a equipe pode se conectar imediatamente com o médico certo por meio de chat seguro.
O Teamwork também se integra ao agendamento Cadence da Epic, portanto, quando um provedor contrata um novo turno clínico, o sistema abre automaticamente horários na agenda. Com o Fast Pass, essas vagas podem ser oferecidas automaticamente aos pacientes que aguardam uma consulta mais cedo, de acordo com Sridhar.
O aplicativo de planejamento e gerenciamento de recursos da Epic pode reduzir o esforço administrativo e os custos operacionais, acelerar a coordenação do atendimento e fornecer melhor atendimento ao paciente, afirma Sridhar.
Cinco organizações de saúde estão atualmente trabalhando com Teamwork, lançado em novembro de 2024, e outras 11 organizações estão instalando-o ativamente, de acordo com a Epic.
“Anteriormente, tínhamos um atraso significativo entre o momento em que as alterações eram feitas na disponibilidade do fornecedor e o momento em que apareciam na programação de plantão”, disse James Blum, MD, diretor de informações de saúde da University of Iowa Health Care, um sistema de saúde habilitado com o aplicativo Teamwork. “Com o Teamwork, o agendamento integra-se bem aos nossos sistemas existentes, atualizando-se em tempo real para que enfermeiros, coordenadores de cuidados e outros funcionários possam consultar um médico disponível mais rapidamente.”
Para os enfermeiros, o trabalho em equipa analisa quantos pacientes são esperados e quão complexas serão as suas necessidades de cuidados nas próximas duas semanas, e pode sinalizar quando a unidade necessitará de mais pessoal, de acordo com Sridhar. Todas as atualizações dos turnos programados acontecem em tempo real, para que os pacientes possam ser transferidos para um novo médico se o cuidador original ligar dizendo que está doente, observou ela.
A Dubai Health é a primeira organização a implementar o trabalho em equipe de enfermagem e o primeiro sistema de saúde fora dos EUA a adotar o EpicOps. O aplicativo Teamwork torna o planejamento da organização mais simplificado e sofisticado, disse Sattar Alshrida, Ph.D., chefe clínico de trauma e cirurgia ortopédica da Dubai Health.
Os novos recursos do EpicOps serão lançados gradualmente com recursos de horário e presença em agosto, disse Sridhar. Espera-se que os módulos de autenticação e contabilidade de custos do pacote EpicOps ERP sejam lançados em meados de 2027. As funções de cadeia de abastecimento e finanças serão implementadas no final do próximo ano, seguidas pelas funções de recursos humanos e folha de pagamento, observou ela.
A Epic planeja adicionar recursos de gerenciamento da cadeia de suprimentos ao EpicOps para permitir que os sistemas de saúde prevejam as necessidades de suprimentos com base em seus cronogramas de cirurgias futuras, evitando atrasos no atendimento e reduzindo desperdícios.
“Haverá três fases de implementação, com a primeira fase de implementação sendo tudo o que você quase pode imaginar como um complemento ao ERP, que é seu agendamento, funções de identificação, custos, coisas que você normalmente faz fora de um sistema ERP tradicional. Em seguida, entraremos nas partes principais do ERP nas fases futuras”, disse Sridhar.
Com a plataforma ERP integrada, a Epic pretende trazer mais espinha dorsal operacional do sistema de saúde para o ecossistema Epic e também se alinhar estrategicamente com o roteiro de IA da empresa.
Há alguns anos, os clientes da área de saúde solicitaram um módulo de agendamento de equipe que se integra ao Cadence, a ferramenta de agendamento da Epic usada para agendar e rastrear consultas de pacientes, ao mesmo tempo que ajuda a gerenciar a capacidade e reduzir a carga administrativa, disse Sridhar.
“Nossa visão para o ERP é essencialmente ajudar os clientes com essa necessidade de lidar com escassez de fluxo de trabalho, escassez de suprimentos, margens operacionais baixas e operar da forma mais eficiente possível nesse ambiente”, disse Sridhar.
Parkview Health, um sistema de saúde de 15 hospitais que atende Indiana e noroeste de Ohio, entrou em operação com o módulo Teamwork e viu os benefícios de integrar o agendamento de pessoal em uma plataforma, disse Mark Mabus, MD, diretor de informações médicas da Parkview, à Fierce Healthcare.
“Uma coisa que definitivamente vimos é um método de agendamento tão diferente em nosso sistema, vários terceiros que usamos, planilhas do Excel, até mesmo papel simples e antigo em todo o sistema”, disse Mabus. “Qualquer pessoa que usa o Epic pode ser agendada no Epic agora no Teamwork, portanto, do ponto de vista clínico e do usuário final, tê-los em um sistema como uma fonte de verdade não apenas para seu trabalho diário, mas também para seu agendamento realmente ajuda na eficiência, reduz o atrito, torna a experiência do usuário com o software muito melhor, o que leva à redução do esgotamento e da frustração.”
Mabus acrescentou: “Em última análise, será uma economia de custos para nós, pois só podemos consolidar o produto Epic”.
A Parkview Health também relatou economias significativas de tempo administrativo. “Levamos 75% menos tempo para criar agendas de fornecedores graças aos modelos do Teamwork, visualizações de cobertura em tempo real e integração direta da Epic”, disse Mabus.
Ele acrescentou: “Obviamente, passar do papel e do Excel para um programa onde você pode definir regras e padrões de planejamento apenas tornou as coisas muito mais fáceis de serem feitas com mais rapidez”.
O trabalho em equipe também pode melhorar o planejamento e a coordenação entre o pessoal não clínico, observou Mabus. “Existe um mercado de turnos onde os usuários podem se inscrever ou fazer os turnos que desejarem e enviá-los para um revisor. Tudo é feito eletronicamente, não por e-mail ou outros processos mais lentos. Tem sido muito eficiente para as pessoas que gerenciam os agendamentos, mas também é eficiente para os usuários. A visibilidade do agendamento é tão fácil que realmente melhorou a experiência deles também”, disse ele.
A implementação do módulo de trabalho em equipa em todo o sistema de saúde poderá demorar seis a nove meses, com o primeiro grupo de funcionários activo dentro de três a quatro meses, observou Sridhar.
“Normalmente trabalhamos com um grupo muito pequeno de pioneiros, aprendemos com essa experiência e fazemos isso em ondas, e agora podemos criar até 50 grupos de fornecedores em três a quatro meses”, disse ela.
Além do planejamento da equipe, o Teamwork mostra aos hospitais como eles usam as salas de exames por dia e por fornecedor, revelando a capacidade não utilizada que pode ser usada para atender os pacientes mais rapidamente. Um sistema de saúde pode ver como o seu espaço físico está realmente a ser utilizado, e isso permite-lhes integrar novos prestadores e aumentar o acesso dos pacientes com o espaço que já possuem, observou Sridhar.
“É benéfico porque você pode aliviar os custos de capital de construção ou aluguel de mais espaço, reduzindo assim os custos e melhorando o acesso dos pacientes porque eles podem ser atendidos mais cedo”, disse ela.
“Existem algumas de nossas clínicas especializadas onde habilitamos o rastreamento de salas e somos capazes de alocar essas salas aos prestadores que mais precisam delas”, disse Mabus. “Eles tendem a ser algumas de nossas clínicas mais movimentadas e maiores, e você quer ter certeza de que o fluxo de pacientes corresponde à disponibilidade de quartos.”
À medida que a Epic continua a desenvolver a plataforma EpicOps, a Mabus espera se beneficiar de um ERP específico para saúde integrado a um sistema de registros médicos.
“A integração ajudará com algumas das funções de IA, ser capaz de ter essa fonte de dados como base de conhecimento para que possamos gerar insights em todo o sistema e não apenas em um silo será extremamente útil. Passamos por alguns processos de consolidação de fornecedores no passado e identificamos alguns de nossos principais fornecedores de tecnologia para nosso sistema.
A Parkview Health também está “rápida e furiosa” com a implementação dos recursos generativos de IA da Epic em todo o sistema de saúde, observou ele.
À medida que a Epic constrói sua plataforma ERP, ela enfrenta gigantes globais de ERP como Oracle, SAP, Workday e Dedalus, mas a empresa de TI de saúde afirma que seu foco profundo na saúde é um ponto-chave de diferenciação.
“A maioria dos ERPs no mercado, talvez 10% a 15% de seu foco esteja na saúde, mas 100% do nosso foco está na saúde”, disse Sridhar. “A forma como abordamos a cadeia de abastecimento, por exemplo, não vamos apenas olhar para a utilização passada da oferta para prever como será a utilização futura, podemos integrar-nos com os cronogramas de operações futuras. Então, com base nisso, podemos dizer quando é provável que haja escassez e como evitar isso, atrasando o atendimento ao paciente ou aumentando ou diminuindo o estoque? Ter essa conexão realmente facilita as coisas no lado da cadeia de suprimentos.”
Sridhar aponta para um futuro onde o EpicOps ajudará os líderes a comparar custos e resultados com mais facilidade – vendo não apenas quanto custa um procedimento, mas também se os pacientes que o recebem voltam para casa mais cedo ou têm menos probabilidade de serem readmitidos. “Este contexto ajudará os sistemas de saúde a reduzir custos e, ao mesmo tempo, melhorar o atendimento aos pacientes”, disse ela.
