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Os líderes do sistema de saúde discutem por que a preparação para a interrupção dos EHR requer propriedade de toda a organização, planos ensaiados e documentação estruturada. Assista abaixo ou no YouTube.
Os sistemas de saúde que tratam as interrupções de EHR como um problema de TI estão a preparar-se para perturbações muito maiores quando as interrupções finalmente ocorrerem. A infraestrutura digital está mais interligada do que nunca e uma geração de médicos entrou no mercado de trabalho sem qualquer experiência na utilização de papel. Como resultado, o âmbito do risco expandiu-se muito além do data center.
Do problema de TI à capacidade organizacional
A resiliência operacional durante uma interrupção do EHR tem sido tradicionalmente vista através de lentes técnicas. Hoje, o desafio parece radicalmente diferente.
“Trata-se da resposta de uma organização e da nossa capacidade de continuar a prestar cuidados e, o mais importante, cuidados seguros”, disse Chris Akeroyd, CIO da Lee, oidurante um recente webinar do HealthsystemCIO. “A transformação foi do que costumava ser um problema tecnológico para algo que agora é uma capacidade organizacional”.
A força de trabalho clínica de hoje foi amplamente treinada em ferramentas eletrônicas, e essa confiança aumentou significativamente os riscos. As interrupções curtas permanecem administráveis, mas as interrupções prolongadas revelam lacunas muito mais profundas. Saber onde os pacientes estão, por exemplo, já foi uma segunda natureza para os funcionários do hospital. Hoje, esta tarefa essencial torna-se um grande obstáculo quando os sistemas que a suportam ficam offline.
No CRISTO OláStuart James, vice-presidente, diretor de operações e vice-diretor de TI, compartilhou uma opinião semelhante. A definição de sustentabilidade manteve-se estável ao longo do tempo, disse ele, embora a dificuldade de alcançá-la tenha aumentado. Os médicos que passaram toda a sua carreira em fluxos de trabalho eletrônicos podem ter dificuldades com procedimentos de backup fundamentais. Algumas enfermeiras, por exemplo, nunca tiveram que ler uma receita manuscrita.
“Ter um plano é apenas o começo”, disse James. “Ensaiar o plano e praticá-lo é a chave. Se o plano estiver no papel e ninguém souber, você terá um problema.”
Para ilustrar, ele descreveu um incidente bem conhecido em que um marinheiro sobreviveu ao ser carregado em um motor a jato de um porta-aviões. O marinheiro ganhou vida porque cada membro da tripulação respondeu automaticamente ao seu treinamento. Esse nível de instinto, enfatizou ele, só vem da repetição.
O valor do treinamento ao vivo também surgiu na discussão. Depois que os ataques de 11 de setembro paralisaram todos os aviões, James e sua equipe descobriram que seu plano de recuperação de desastres dependia de voar para um ponto remoto. Eles se adaptaram movendo o centro de recuperação para um local próximo. Os exercícios de mesa são valiosos, disse ele, mas simulações periódicas ao vivo revelam suposições que o planejamento em papel não consegue.
Planejando o impacto, preparando-se para o pior
Um dos riscos mais insidiosos reside nas integrações automatizadas que ligam os sistemas clínicos e operacionais. Quando uma receita é inserida no EHR, ela é automaticamente transferida para a farmácia. Quando esta integração é interrompida, o pessoal pode não perceber que a transmissão foi interrompida. Essas dependências invisíveis criam pontos cegos que só aparecem durante períodos de inatividade parciais e estão entre as mais difíceis de planejar.
O planeamento da resiliência deve centrar-se nos impactos comuns entre os cenários, em vez de tentar prever as causas individuais. Existem dezenas de maneiras pelas quais uma integração farmacêutica pode falhar, por exemplo, mas a questão operacional permanece a mesma em cada caso.
“Não podemos planear todas as possibilidades, todos os cenários, mas podemos planear o impacto que é comum a todas estas coisas”, disse James. O planejamento da resiliência também deve considerar situações que vão além das falhas tradicionais de TI. As perturbações na cadeia de abastecimento, as perturbações na infraestrutura da Internet e a perda de instalações físicas requerem atenção.
O incidente do ransomware UKG serviu como um ponto de inflexão para quantas organizações pensam sobre o risco. Um ataque à plataforma Workforce Central do UKG interrompeu o processamento da folha de pagamento pouco antes das férias. Como o sistema estava sendo executado em um ambiente SaaS, havia poucas oportunidades de recuperação rápida.
“Conseguimos manter o paciente seguro, conseguimos evitar desvios no departamento de emergência, estávamos confiantes em todos os nossos processos clínicos”, disse Akeroyd. “Simplesmente não colocamos foco comercial suficiente em algumas das outras peças.”
Esta experiência reforçou a necessidade de alargar o planeamento da sustentabilidade para além das operações clínicas, para funções administrativas, como folha de pagamentos, contabilidade e gestão da cadeia de abastecimento. A crescente consolidação das plataformas tecnológicas nos sistemas de saúde aumentou ainda mais os riscos. Alison Reichenbach, presidente e CEO da Entrelaçamento de saúdeobservou que a consolidação reduz a complexidade e melhora a consistência dos dados, mas também concentra o risco. Uma interrupção de uma única plataforma pode rapidamente se tornar um evento que abrange toda a empresa e exige amplo comprometimento organizacional para um gerenciamento eficaz.
Por que o failover de software é melhor do que o papel
Quando os sistemas EHR falham, o instinto de voltar ao papel pode ser reconfortante. Na prática, este instinto acarreta riscos adicionais.
“No momento em que você vai para o papel, você perde a padronização, a visibilidade e a integridade dos dados, e é aí que o risco começa a surgir”, disse Reichenbach. Formulários eletrônicos estruturados, mesmo no modo inativo, retêm os campos obrigatórios e reforçam a consistência. Esta estrutura também torna a reconciliação muito mais fácil quando os sistemas são restaurados.
Muitas organizações usam um limite de quatro horas como gatilho para ativar procedimentos de backup. Se for esperado que a interrupção seja resolvida dentro desta janela, esperar pode ser a opção mais segura. A introdução de processos desconhecidos traz consigo suas próprias considerações de segurança, pois fluxos de trabalho que normalmente ocorreriam automaticamente podem não funcionar em um ambiente de backup. O factor crítico, como enfatizaram os painelistas, é tomar esta decisão de forma deliberada e antecipada.
As estratégias de opt-out também devem continuar a evoluir. Arquiteturas ativo-ativas e bancos de dados espelho estão se tornando cada vez mais disponíveis. Os líderes devem reavaliar regularmente se os limites de tempo de espera legados ainda refletem as capacidades atuais e a tolerância ao risco. A sustentabilidade, enfatizou Akeroyd, deve ser uma consideração de design desde o início da implementação de qualquer sistema. Além disso, as pessoas permanecem no centro de qualquer resposta ao tempo de inatividade, mas o processo e a documentação estruturada são o que mantém o desempenho consistente e seguro em toda a organização.
Leve embora
- A preparação para a interrupção do EHR é uma conversa sobre riscos empresariais que exige líderes clínicos, operacionais e administrativos à mesa.
- As interrupções prolongadas revelam lacunas profundas, uma vez que a força de trabalho atual é formada quase inteiramente em ferramentas eletrónicas.
- Concentre o planejamento da resiliência nos impactos comuns entre os cenários, em vez de antecipar todas as causas possíveis.
- O failover de software preserva a integridade dos dados e a estrutura do fluxo de trabalho, enquanto o papel introduz fragmentação e complica a recuperação.
- Os planos só são úteis se forem ensaiados. Os exercícios de mesa ajudam, e o treinamento intervalado no mundo real é ainda mais valioso.
- Os sistemas administrativos, como a folha de pagamentos e a cadeia de abastecimento, merecem a mesma atenção à sustentabilidade que as operações clínicas.
As organizações que gerenciam o tempo de inatividade de maneira mais eficaz mantêm o controle sobre a documentação durante a interrupção. Como disse Reichenbach: “Isso realmente determina se o tempo de inatividade é uma interrupção curta ou um problema operacional de longo prazo”.
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