Anthony Guerra, fundador/editor-chefe, HealthsystemCIO
“Você já se sentiu sobrecarregado, como se tivesse um milhão de coisas para fazer e não soubesse por onde começar?” minha irmã perguntou durante um de nossos telefonemas semanais.
“Sim, quase o tempo todo”, eu meio que brinquei.
“Bem, é assim que me sinto hoje”, disse ela.
“Você quer saber como eu lido com isso?” — perguntei, fingindo relutância em oferecer conselhos não solicitados, mas sabendo, no fundo, que era improvável que ela recusasse abertamente.
“Claro”, ela disse, tentando disfarçar o tom de sua voz, “Aqui está outro sermão do meu irmão.”
“Bem, eu faço listas”, comecei minha lição.
E isso é verdade. Geralmente consigo manter minha vida às vezes caótica em ordem e sob controle usando uma combinação de listas de verificação, processos escritos (eu os chamo de receitas), lembretes, alarmes e calendários, todos funcionando, pelo menos em teoria, em algum tipo de sinfonia harmonizada de produtividade.
Mas, para nossos propósitos aqui, irei apenas abordar a última iteração do meu conceito básico de lista de tarefas relacionadas ao trabalho. Atualmente uso o aplicativo Apple Reminders para isso, ao qual tenho acesso no iPhone e no Mac. Eu utilizo uma lista específica chamada “Trabalho”, que fica localizada na pasta “Trabalho” e contém outras listas como “Ideias de Coluna”, “Ideias de Webinar”, etc. Dentro da lista de tarefas, tenho seções que tentam separar o que precisa ser feito e quando (também conhecido como priorização), com cada item começando com uma data de vencimento seguida de uma breve descrição do que precisa ser feito. Para algo que precisa ser feito diariamente (como “Ver notificações do LinkedIn”), altero a data para amanhã depois de terminar hoje e, em seguida, arrasto-o para sua nova casa na hierarquia (essa capacidade de arrastar coisas é obrigatória).
Todos os dias, e muitas vezes ao longo do dia, marco as coisas como concluídas, movo as coisas e basicamente tento ter certeza de que estou trabalhando na coisa mais urgente no momento. E este é um conceito extremamente importante, porque gastar tempo hoje em algo que poderia ter esperado até a próxima semana e negligenciar algo que precisa ser feito hoje é um erro que você não pode desfazer.
A mecânica da lista de tarefas é bastante simples. A verdadeira habilidade, especialmente para líderes que gerenciam dezenas de demandas concorrentes, é saber o que está nessa lista.
Quando a vida se torna opressora, quando cinco incêndios parecem gritar para serem apagados ao mesmo tempo, lembre-se de que, embora todos os cinco pareçam estar queimando com a mesma intensidade, uma inspeção mais aprofundada revelará pequenas diferenças de temperatura e permitirá a priorização da atenção. Esta é uma abordagem muito melhor do que perder a paciência e simplesmente anunciar: “Mas todos eles têm que trabalhar agora!” em uma sala cheia de pessoas que precisam de orientação calma.
Suspeito que aqueles que parecem superar o seu peso em termos de produtividade dominaram a arte da priorização, enquanto aqueles que lutam muitas vezes sofrem paralisia face a probabilidades esmagadoras ou erram o alvo quando se trata de empilhar a carga à sua frente. Então, quando o mundo parece estar jogando mais em você do que você pode aguentar, reserve um minuto, faça uma lista, gaste algum tempo otimizando o pedido (há um ótimo ROI para isso) e faça a próxima coisa, depois a próxima, e assim por diante. Então deixe as fichas caírem onde puderem e saiba que sempre há amanhã.
