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John McDaniel, CIO, Trinity Health, Dakota do Norte
A Epic está trabalhando com um sistema de saúde em Dakota do Norte para construir um modelo de implantação simplificado para organizações menores, uma medida que pode mudar a forma como os hospitais comunitários e os sistemas regionais acessam a plataforma da empresa. A colaboração resulta de um campo de testes incrível: o lançamento simultâneo do Epic e do Workday na Trinity Health em Minot, Dakota do Norte, onde o CIO John McDaniel executou ambas as implementações em cronogramas sobrepostos em um projeto de 15 meses projetado para desativar mais de 150 aplicativos legados e economizar US$ 11 milhões anualmente.
Trinity Health, um sistema de atendimento integrado sem fins lucrativos que atende o noroeste e centro de Dakota do Norte, opera o Oracle Health para atendimento a pacientes internados e o Altera Digital Health para operações ambulatoriais e ciclo de receita. O portfólio de aplicações esteve fragmentado durante décadas; Foram necessárias 13 iterações de limpeza de dados da cadeia de abastecimento apenas para se preparar para a migração. Veterano com 50 anos de TI na área da saúde, McDaniel trabalhou com o CEO John Kutch para reposicionar o departamento de TI como Grupo de Transformação Digital, uma mudança de nome que lhe deu um assento na mesa executiva, reportando-se diretamente ao CEO.
O argumento comercial para o lançamento simultâneo se resumia à velocidade e à integração. Se a Trinity implementar o Epic primeiro e o Workday depois, ou vice-versa, a equipe enfrentará uma revisão significativa de aproximadamente 11 integrações conectando as duas plataformas em contas a receber, cadeia de suprimentos, alocação de custos e relatórios financeiros. A execução dos projetos em paralelo elimina esta duplicação. “Começamos a procurar como agregar valor mais rapidamente”, disse McDaniel. “Se você observar o número de aplicativos que podem ser desativados como resultado de sua implementação, isso representa uma quantia significativa de dinheiro por ano.”
Um novo caminho para sistemas menores
Ir ao ar sobrecarregou duas vezes todos os recursos que a Trinity tinha, e o atrito com a metodologia de implantação da Epic foi o que abriu a porta para uma conversa mais ampla. A equipe de operações foi trazida para o projeto com a expectativa de que a organização pudesse absorver sua ausência. Quando o volume de pacientes aumentou, os departamentos trouxeram de volta funcionários e a lacuna foi preenchida pela Healthcare IT Leaders, uma empresa de consultoria liderada pelo CEO Ben Hilmes, que forneceu consultores credenciados pela Epic e pela Workday. O CIO também rejeitou o modelo de pessoal exigido pela Epic, questionando por que uma organização menor precisaria dos mesmos níveis de gerentes de aplicação, coordenadores e líderes que um grande centro médico acadêmico poderia empregar. “Tive vários debates diferentes com a Epic sobre sua metodologia”, disse McDaniel. “E então, quando olho para o final do dia, eles estão certos.”
Essas idas e vindas francas criaram algo maior. A Epic abordou a Trinity para colaborar em uma nova metodologia de implantação adaptada para sistemas de saúde menores. O esforço não incluirá um novo produto; A fundação continuará sendo a plataforma. As mudanças se concentram em um processo de implementação simplificado e em um agrupamento ampliado de contratos de terceiros. Atualmente, um sistema de saúde que implementa o Epic deve negociar contratos de forma independente com dezenas de fornecedores terceirizados cujas aplicações se integram ao EHR. A Trinity enfrenta cerca de 150 contratos desse tipo. Sob o novo modelo, a Epic assumirá a responsabilidade pela maioria desses relacionamentos, reunindo-os sob a licença Foundation. O número de contratos que um CIO terá de negociar de forma independente poderá cair de 150 para apenas cinco. A Trinity espera ser a primeira organização do país a utilizar o novo modelo.
As implicações vão além da aquisição. Historicamente, sistemas de saúde menores acessam a Epic por meio do programa Community Connect, que exige um relacionamento de patrocínio com uma organização maior. Alguns sistemas mais pequenos rejeitaram este modelo para manter a independência; alguns escolheram fornecedores concorrentes apenas por esse motivo. O caminho direto para a Epic, com sobrecarga de implementação reduzida e contratação consolidada, aborda três obstáculos que afastam as organizações menores: velocidade, custo e autonomia.
Somente fundação, sem exceções
A seleção do fornecedor que trouxe Trinity para a Epic não foi intencionalmente uma decisão de cima para baixo. Os fornecedores concorrentes foram convidados a realizar sessões semanais de descoberta, examinando os processos existentes e as lacunas no fluxo de trabalho, e retornaram um mês depois para demonstrar como suas plataformas abordariam essas descobertas. Trezentos funcionários de funções clínicas, financeiras e operacionais participaram da avaliação e 98% aprovaram o Epic. Este amplo consenso garantiu o compromisso organizacional: os funcionários que avaliaram o produto estavam dispostos a dedicar tempo à implementação e muitos tornaram-se superutilizadores integrados no processo de design e construção.
O CEO emitiu um mandato inegociável: Trinity implementará o modelo Epic Foundation sem personalização. A personalização modifica o código e altera a forma como o aplicativo funciona; a personalização permite que médicos individuais ajustem a forma como os dados são exibidos sem alterar o sistema subjacente. A experiência da Trinity com o Oracle Health EHR, que era tão customizado que a organização não podia mais aceitar atualizações, apoiou a decisão. “Se funcionar para eles, funcionará para nós”, disse McDaniel. “Permitiremos a personalização para que possamos obter a adoção do médico e da equipe clínica, mas não iremos personalizá-la”.
IA com grades
Na IA, a linha entre aplicações administrativas e clínicas é nítida. As ferramentas administrativas de IA apresentam riscos mínimos e são bem-vindas no Trinity. A IA clínica, com uma exceção, está fora de questão. Esta exceção é a escuta ambiente integrada diretamente no EHR; ferramentas autônomas que exigem que os médicos copiem e colem conteúdo gerado por IA no registro não atendem ao padrão. Um Conselho de Governança de IA, presidido pelo CIO, analisa todas as oportunidades de IA identificadas na organização. Qualquer ferramenta que caia numa zona regulamentar cinzenta é rejeitada, em parte porque a adaptação para futuros requisitos da FDA seria dispendiosa, mas principalmente porque a IA clínica envolve a vida dos pacientes. O pessoal que utiliza ferramentas de IA deve assinar um reconhecimento de que o resultado da IA é um ponto de partida e não uma conclusão de diagnóstico.
A maior promessa a longo prazo da IA, segundo McDaniel, reside na detecção precoce de doenças e na manutenção da saúde. Ele descreveu um modelo chamado Clinical Intellect baseado em algoritmos que identificam pacientes que tendem na direção errada, rastreando indicadores como níveis de A1C, glicose e histórico médico familiar. O objetivo é uma abordagem proativa antes que um paciente precise de intervenção aguda, uma capacidade que ele considera essencial para um cuidado baseado em valores.
Leve embora
- A Epic está desenvolvendo uma metodologia de implementação simplificada para sistemas de saúde menores que consolida contratos de terceiros e oferece conectividade Community Connect direta e sem patrocinadores.
- A implementação simultânea de EHR e ERP elimina o retrabalho dispendioso de integrações compartilhadas e acelera o tempo de obtenção de valor; construindo meses extras para aliviar a pressão da equipe operacional.
- A avaliação abrangente dos fornecedores cria adesão organizacional que paga dividendos durante a implementação
- A implantação do Epic Foundation sem personalização protege os caminhos de atualização e evita o caro processo de recarga que as implantações altamente personalizadas exigem.
- Crie um conselho de governança de IA antes de adotar qualquer ferramenta; adotar IA administrativa quando o risco for baixo e manter o controle sobre as aplicações clínicas até que a clareza regulatória seja alcançada.
Para os CIOs que consideram implementar IA clínica num futuro próximo, McDaniel adverte: “O risco, penso eu, é demasiado grande. Envolve vidas de pacientes. E isso deixa-me nervoso”.
