Simulações ao vivo melhoram a preparação para cuidados de saúde

Quando o Hospital Infantil Ann e Robert H. Lurie, em Chicago, sofreu um ataque cibernético no início de 2024, o incidente forçou os médicos a manter registros em papel durante semanas e afetou mais de 790.000 registros de pacientes. Para Lisa Vanessa Linsangan, CNIO do New York-Presbyterian, o evento cristalizou uma questão que sua organização vem discutindo há anos. “Se isso pode acontecer numa organização como esta, pode acontecer com qualquer um”, disse ela durante uma sessão no HIMSS26.

O New York-Presbyterian investiu no kit de ferramentas de permanência padrão. Os exercícios de mesa guiaram os líderes pelas árvores de decisão sem exigir que ninguém pegasse uma caneta. As interrupções programadas ocorreram fora do horário noturno de pico. O site de um hospital contém recursos de emergência e aplicativos de instantâneo salvam dados do censo dos pacientes. Havia pastas de permanência em cada unidade, embora muitas contivessem formulários desatualizados ou desconhecidos do pessoal atual. Cada ferramenta aborda parte do problema, mas nenhuma testa como as equipes clínicas irão realmente coordenar o atendimento ao paciente entre os departamentos durante uma interrupção prolongada.

Projetando uma simulação que reflita a realidade

Enfermeira com 25 anos de experiência em tecnologia da informação em saúde, Linsangan foi selecionada por seu CMO para liderar a iniciativa. Ela fez parceria com o diretor de informática médica do New York-Presbyterian para garantir o envolvimento dos médicos desde o início e montou uma equipe multifuncional que incluía gerenciamento de emergências, operações hospitalares, farmácia, laboratório, radiologia, registro e internações de pacientes.

A equipe começou em um dos campi menores do Presbiteriano de Nova York, uma instalação com menos de 180 leitos, para construir um modelo funcional antes de expandir para os outros nove locais do sistema. Cada simulação utiliza cenários clínicos estruturados construídos em torno de apresentações comuns do departamento de emergência: dor torácica aguda, trabalho de parto e parto e emergências psiquiátricas. Os facilitadores observaram as equipes clínicas em tempo real e fizeram perguntas sobre fluxo de trabalho, comunicação e disponibilidade de recursos.

Uma escolha deliberada de projeto foi realizar os exercícios durante os horários de pico do dia. A equipe Linsangan também permite que cada campus decida se notifica antecipadamente o pessoal da linha de frente. Alguns optaram por avisar suas equipes; outros escolheram a surpresa. Em um campus, a simulação estava marcada para começar às 6h e cinco minutos antes do início chegou uma notificação de trauma. A equipe pausou o exercício, deixou os médicos estabilizarem o paciente real e o retomou 15 minutos depois.

O que as simulações revelaram

Em todos os 10 campi, as simulações revelaram um conjunto consistente de lacunas. Menos de metade dos enfermeiros na maioria das enfermarias alguma vez documentaram um registo médico em papel. Quando o exercício começou, muitos membros da equipe retiraram suas pastas de estadia e ficaram paralisados. Eles sabiam que as pastas existiam, mas nunca haviam treinado nas formas dentro delas. Enfermeiros seniores intervieram para ensinar aos colegas mais novos como documentar a administração de medicamentos e os sinais vitais no papel, uma orientação improvisada que Linsangan descreveu como encorajadora e reveladora.

A dosagem de medicamentos surgiu como outra área a ser melhorada. Durante as simulações, alguns médicos fizeram uma pausa quando solicitados a iniciar pedidos sem o suporte integrado do EHR para dosagem e conjuntos de pedidos. O exercício também revelou o quanto as equipas clínicas dependem do rastreio automatizado de alergias; sem os avisos de segurança do sistema, as verificações manuais que deverão substituí-los requerem reforço e treinamento deliberados.

Falhas na comunicação contribuem para as descobertas. Os funcionários que normalmente encontram consultores de plantão por meio da Epic descobriram que não tinham alternativa confiável. As equipes de colocação de pacientes nos campi maiores, onde o número de leitos variava de 600 a 900, enfrentaram a perspectiva de ligar para cada unidade individualmente para determinar a disponibilidade. O exercício deixou claro que as dependências tecnológicas do New York-Presbyterian vão muito além da documentação, abrangendo coordenação, comunicação e apoio à decisão clínica.

Após cada simulação, Linsangan conduziu um interrogatório imediato com os líderes envolvidos e depois compilou relatórios de acompanhamento. As conclusões resumidas levaram à criação de 10 grupos de trabalho de permanência, cada um atribuído a uma área específica, como educação e formação, sistemas de comunicação, formulários e documentação de permanência e gestão a nível empresarial.

Leve embora

• Simulações ao vivo testam fluxos de trabalho clínicos reais de uma forma que os exercícios de mesa não conseguem replicar.
• Comece com uma instalação menor para construir seu modelo antes de dimensionar todo o sistema.
• Realize exercícios durante os horários de pico do dia para refletir as condições do mundo real.
• Enquadre o exercício como uma oportunidade de aprendizagem para encorajar a participação honesta.
• Avalie a competência da sua equipe de enfermagem em gráficos em papel; muitos médicos nunca documentaram fora do EHR.
• Identifique alternativas manuais para recursos de segurança automatizados, como verificações de alergia e suporte para dosagem de medicamentos.
• Avalie os sistemas de comunicação e coordenação, independentemente da prontidão do EHR.

Linsangan disse que a chave para construir a confiança da equipe são mensagens claras e consistentes desde o início. “Comunicámos antecipadamente que estamos aqui para aprender a seguir em frente. Não se espera que as pessoas saibam tudo. Façam perguntas.”