Stacey Johnston, MD, MHA, Diretora de Informação e Execução Digital, Beacon Health System
Sistema de saúde de farol assinou um acordo abrangente com a Oracle para implantar sua plataforma EHR de próxima geração inspirada em IA, parte de uma parceria mais ampla que inclui planejamento de recursos empresariais e sistemas analíticos. O acordo posiciona o sistema de 10 hospitais como um parceiro beta para a tecnologia mais recente da Oracle, incluindo seu EHR ambulatorial AI previsto para lançamento em breve e uma versão para atendimento de urgência esperada ainda este ano.
Stacy JohnstonMD, MHA, diretor de informação e execução digital do Beacon Health System, veio para a organização sediada em South Bend, Indiana, com experiência na implementação do Epic. Ao chegar, há um ano e meio, ela descobriu que a Beacon era parceira da Cerner desde 2003, mas o sistema enfrentava desafios significativos com forte customização que o impedia de adotar novos recursos e funcionalidades.
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Johnston abordou a liderança da Oracle com expectativas específicas modeladas a partir da estrutura de gerenciamento da Epic. Ela solicitou boletins trimestrais, reuniões presenciais, certificação completa dos membros da equipe e participação nos processos de construção. O objetivo era migrar para um modelo de experiência padronizado que permitiria ao Beacon aproveitar as vantagens dos recursos de IA da Oracle.
“Eu realmente acredito na visão da Oracle”, disse Johnston. “E acredito que se nos concentrarmos na padronização e na mudança para uma experiência de modelo, poderemos aproveitar os recursos e funcionalidades mais recentes e passar para esta nova geração de EHR de IA. Acho que seria uma virada de jogo fazer o que eles estão falando.”
O contrato responsabiliza ambas as partes. A Beacon está comprometida em migrar para fluxos de trabalho padronizados e uma experiência de modelo, enquanto a Oracle é responsável por entregar os produtos de IA que Johnston prometeu à sua organização, conselho e médicos.
A adoção precoce da IA mostra resultados promissores
Beacon já se tornou o fabricante número um de notas da Oracle usando o agente clínico de IA no ano passado. O sistema serviu como parceiro beta da tecnologia, que os médicos adotaram com entusiasmo. A documentação alimentada por IA reduziu o tempo de conclusão das notas de sete minutos e meio para dois minutos e meio por paciente para médicos de cuidados primários.
Com base nesse sucesso, a Beacon se juntou à solução de escuta de enfermagem da Oracle e ao EHR de última geração no espaço ambulatorial. A organização também está implementando a nova plataforma de análise em nuvem da Oracle com o OCI Cloud Analytics, que preparará o sistema para uma futura mudança para o Fusion ERP da Oracle.
A abordagem integrada permitirá que a Beacon se torne uma organização orientada por dados, onde os custos da cadeia de suprimentos, mapeamento de preferências, resultados de qualidade, dados de EHR e informações sobre tempo de permanência existem na mesma plataforma, disse Johnston. Esta integração permite uma análise abrangente do custo total dos cuidados com base em decisões clínicas e indicadores de qualidade.
Gestão e transformação cultural
Johnston criou uma estrutura de gerenciamento estruturada que reflete as implantações bem-sucedidas da Epic. O modelo inclui forças-tarefa que geram ideias, conselhos consultivos onde executivos e executivos seniores aprovam projetos e uma equipe de liderança executiva que define a estratégia. A Oracle participa de cada força-tarefa de design-construção, servindo como o que Johnston chama de “polícia modelo” para garantir a adesão às configurações padronizadas.
A abordagem representa uma mudança significativa em relação ao ambiente anterior altamente personalizado do Beacon. Johnston distingue entre configuração, que deve aderir ao modelo de experiência, e conteúdo como conjuntos de pedidos e modelos de documentação, onde a personalização é apropriada. Com notas geradas por IA, no entanto, o sistema na verdade se afasta de alguma personalização, à medida que a escuta ambiente cria narrativas padronizadas para notas SOAP com base em conversas médico-paciente.
A mudança cultural é central para a estratégia de Johnston. Quando ela chegou, o departamento de serviços de informação tinha 68% de participação na pesquisa de engajamento dos funcionários. Ela estabeleceu uma meta de 95%, dizendo ao CEO que ficaria feliz com 90% em seu primeiro ano. O departamento alcançou 97% de participação após um ano, demonstrando maior confiança e comprometimento.
“Sempre lembro à minha equipe que você pode não estar ao lado do leito, mas na verdade está envolvido no atendimento ao paciente”, disse Johnston. “Cada pedido que criamos, cada alerta que criamos impacta o atendimento ao paciente de uma forma, esperançosamente, mais positiva.”
Automação e inovação por meio da contribuição da equipe
A organização estabeleceu um processo de adoção de ideias de automação que aceita inscrições de qualquer pessoa da organização. A Beacon faz parceria com fornecedores para construir bots robóticos de automação de processos, inicialmente usando um parceiro externo para construir os primeiros 16, enquanto treina a equipe interna da UiPath.
Desde então, o sistema passou a construir seus próprios bots depois de aprender que a automação bem-sucedida requer validação cuidadosa do fluxo de trabalho e padronização completa. Um cronograma típico desde a ideia até a conclusão do bot é de três meses, com a primeira metade focada na validação de fluxos de trabalho e na garantia da padronização e a segunda metade na construção e testes.
Uma automação clínica veio de uma enfermeira de cabeceira que viu uma oportunidade de agilizar os turnos hospitalares. O bot agora atualiza automaticamente as informações do médico assistente em tempo real à medida que os hospitais fazem pedidos no início de seus turnos, garantindo que os enfermeiros saibam para quem ligar até as 7h30 para atender às necessidades de atendimento ao paciente.
Johnston enfatiza que o processo de integração deve ser simples e fornecer feedback para manter a equipe engajada. Os analistas de negócios trabalham com os candidatos para concluir casos de negócios para projetos maiores, enquanto as ideias menores vão diretamente para grupos de trabalho onde os líderes operacionais e clínicos as examinam. As ideias devem demonstrar valor em todos os 10 hospitais para avançar no processo de governação.
“Precisamos pegar as ideias deles e descobrir – voltando à informática – que problemas estamos tentando resolver?” Johnston disse. “E geralmente as pessoas que fazem os negócios do dia-a-dia são aquelas que conhecem os problemas que melhor estão tentando resolver.”
Equilibrando parcerias com fornecedores e as melhores soluções da categoria
A filosofia de Johnston centra-se na questão: “Por que não a Oracle?” Quando os médicos solicitam novas ferramentas, a organização avalia primeiro se a Oracle pode atender à necessidade. Se a solução da Oracle for adequada, a Beacon continua com ela, em vez de buscar alternativas melhores que criem desafios de integração e suporte.
Quando a Oracle não consegue atender a uma necessidade ou o cronograma é muito longo, a Beacon procura parceiros externos com bons recursos de integração de EHR e estabelece estratégias de saída para soluções provisórias. O processo de governação ajuda a avaliar se os pedidos para um único utilizador têm uma aplicabilidade mais ampla em todo o sistema de saúde.
Leve embora
- Estabelecer estruturas formais de governança com forças-tarefa gerando ideias, conselhos consultivos aprovando projetos e definindo estratégias de liderança executiva
- Responsabilize os fornecedores com entregas específicas, cronogramas e relatórios regulares, ao mesmo tempo que posiciona sua organização como um parceiro colaborativo
- Mude para configurações padronizadas de EHR enquanto permite a personalização de conteúdo clínico, como conjuntos de pedidos e modelos de documentação
- Crie processos simples para aceitar ideias da equipe e solicitações de automação, fornecendo feedback para manter o engajamento
- Invista pesadamente na validação do fluxo de trabalho antes da automação predial, pois a padronização é um desafio maior do que a construção técnica
- Avalie se os fornecedores de plataformas podem atender às necessidades antes de buscar as melhores soluções que aumentem a complexidade da integração
- Concentre-se na gestão da mudança, na educação e no monitoramento da adoção como os fatores mais críticos para o sucesso da implementação do EHR
- Construir uma cultura organizacional demonstrando que todas as funções contribuem para o cuidado do paciente, mesmo aquelas que não estão à beira do leito
A abordagem de Johnston à parceria com a Oracle reflete sua filosofia mais ampla sobre transformação organizacional. “Eu realmente acredito que quando todos trabalhamos juntos, grandes coisas são feitas.”
